Manajemen Persediaan, Fungsi Dan Metode Yang Dipakai

Apa itu Manajemen Persediaan ?

Manajemen persediaan yakni potongan dari perusahaan yang berfungsi untuk mengatur persediaan barang yang dimiliki. Mulai dari cara memperoleh persediaan, penyimpanannya, hingga persediaan tersebut dimanfaatkan atau dikeluarkan.

Mungkin terdengar hal yang sepele.

Hanya untuk mengurusi persediaan barang saja hingga harus dibutuhkan manajemen persediaan.

Dan mungkin ada yang menganggap manajemen persediaan terlalu hiperbola dan tidak diperlukan. Salah besar.

Disini akan dijelaskan mengapa manajemen persediaan itu penting. Apa saja fungsinya. Bagaimana cara mengaturnya. Biaya biaya yang muncul bahkan hingga hubungannya dengan manajemen yang lain.

Mengapa Manajemen Persediaan Harus Ada ?

Manajemen persediaan yakni potongan dari perusahaan yang berfungsi untuk mengatur persedia Manajemen Persediaan, Fungsi dan Metode yang Dipakai

ilustrasi persediaan digudang sumber

Persediaan yakni aset perusahaan yang menganggur (idle). Atau aset yang masih disimpan atau aset yang menunggu untuk digunakan (dijual)

Contoh persediaan yakni persediaan barang dagang (pada perusahaan dagang)

Dan pada perusahaan manufaktur, jenis persediaan bisa lebih banyak lagi, menyerupai persediaan materi baku (material), barang setengah jadi dan barang jadi.

Mengatur persediaan bisa dikatakan simpel gampang susah.

Apabila persediaan yang tersedia jumlahnya berlebihan, maka persediaan akan menimbulkan pengeluaran yang tinggi. Setiap barang yang disimpan niscaya memerlukan biaya.

Namun apabila persediaan yang tersedia kurang, maka akan menghambat kegiatan produksi, risikonya bisa kehilangan penjualan dan konsumen.

Terlebih lagi dengan adanya ketidakpastian mengenai waktu pemesanan, pasokan dari supplier dan ketidakpastian permintaan.

Dan bahkan barang menyerupai barang pecah belah dan barang yang cepat rusak/busuk memerlukan perlakuan khusus.

Untuk itulah dibutuhkan manajemen persediaan semoga perusahaan bisa memilih jumlah persediaan yang optimal dengan mengeluarkan biaya yang sangat rendah namun masih bisa memenuhi kebutuhan.

Fungsi Manajemen Persediaan

Terdapat beberapa fungsi manajemen persediaan bagi perusahaan, antara lain:

Memastikan persediaan tersedia (safety stock)
Mengurangi risiko keterlambatan dalam pengiriman persediaan
Mengurangi risiko harga yang fluktuatif
Memperoleh diskon dari pemesanan dalam jumlah yang banyak
Menyesuaikan pembelian dengan acara produksi
Mengantisipasi perubahan yang terjadi pada penawaran maupun permintaan
Mengantisipasi seruan mendadak
Menjaga jumlah persediaan yang hanya tersedia musiman, sehingga ketika materi sedang tidak musim, perusahaan masih mempunyai persediaan barang tersebut.
Mengawasi pesanan persediaan yang tidak sesuai dengan spesifikasi, bisa dikembalikan ke supplier bila tidak cocok.
Menjaga kesepakatan terhadap customer semoga barang bisa diproduksi dengan waktu dan kualitas yang diminta
Menentukan kuantitas persediaan yang harus di simpan untuk berjaga jaga

Faktor yang Mempengaruhi Persediaan

Ada beberapa faktor yang diperhitungkan oleh manajemen persediaan dan bisa menghipnotis tingkat persediaan perusahaan, seperti:

Jumlah dana yang tersedia, ketersediaan dana yang dimiliki sangat kuat terhadap prioritas pembelian persediaan, item apa yang urgen untuk dibeli dan item apa yang masih bisa ditunda.
Lead time, waktu tunggu barang yang dipesan hingga barang diterima
Frekuensi penggunaan, semakin sering digunakan, semakin kecil persediaan yang tersedia
Daya tahan persediaan, persediaan yang mempunyai daya tahan yang lemah menyerupai buah, daging dan barang homogen harus segera cepat dikeluarkan/dijual/digunakan.

Apabila dilihat dari tipe persediaan, ada beberapa faktor yang menghipnotis setiap tipe persediaan, seperti:

# Bahan mentah

Bahan mentah atau materi baku bisa dipengaruhi oleh sifat materi baku tersebut, musiman atau tidak, cepat rusak atau tidak.

Selain itu asumsi produksi, ketersediaan barang dipemasok, penjadwalan produksi dan pembelian juga menghipnotis persediaan materi mentah

# Barang dalam proses

Barang dalam proses atau barang setengah jadi yakni barang hasil produksi materi baku namun masih belum layak jual.

Barang dalam proses ini bisa dipengaruhi oleh lamanya waktu produksi semenjak materi mentah mulai diproses hingga menjadi barang jadi.

# Barang jadi

Barang jadi yakni barang dalam proses yang telah selesai difinising dan siap untuk dijual. Barang jadi ini bisa dipengaruhi oleh penjualan.

Semakin banyak penjualan, semakin sedikit barang jadi yang disimpan.

Apa saja yang dilakukan oleh manajemen persediaan ?

Ada beberapa kiprah utama dari manajemen persediaan.

Memastikan persediaan cukup
Efisisiensi biaya persediaan
Memastikan persediaan diperlakukan dengan optimal

Salah satu tujuan utama dari manajemen persediaan yakni melaksanakan efisiensi biaya. Ujungnya yakni untuk membantu perusahaan untuk menghasilkan keuntungan yang maksimal.

Efisiensi yang ingin dicapai yakni memperkecil biaya persediaan.

Apa itu biaya persediaan ?

Biaya persediaan yakni biaya yang muncul akhir pengadaan persediaan, penyimpanan hingga persediaan tersebut keluar (dijual atau digunakan oleh perusahaan).

Biaya persediaan ini dihentikan dianggap hal yang sepele lantaran jumlahnya bisa sangat besar apabila tidak ditangani dengan benar.

Biaya Persediaan

Mungkin anda tidak menyangka bahwa hanya untuk memperlakukan persediaan bisa menimbulkan biaya biaya yang banyak jumlahnya dan banyak jenisnya.

Umumnya, biaya persediaan dikelompokkan menjadi 4 kategori, yaitu:

Biaya pemesanan (order cost)
Biaya penyimpanan (carrying cost)
Biaya persiapan (set up cost)
Biaya kehabisan (kekurangan bahan)

#1. Biaya Pemesanan (Order Cost)

Biaya pemesanan yakni biaya yang berkaitan dengan kegiatan pemesanan barang (persediaan).

Biaya ini mencakup seluruh biaya yang dikeluarkan mulai dari pertama kali order (penempatan pemesanan) hingga barang yang dipesan tersebut tersedia digudang.

Beberapa contoh biaya pemesanan diantaranya yakni :

1.a. Biaya Komunikasi

Biaya yang muncul lantaran dibutuhkannya komunikasi selama pemesanan barang berlangsung. Seperti:

Biaya telepon
Biaya fax
Biaya materai dan surat menyurat (ada biaya kirim surat)
dan bahkan ada biaya fee/komisi (bila komunikasi dilakukan oleh pihak ketiga)

1.b. Biaya Pengiriman

Biaya pengiriman yakni biaya pengangkutan barang dari daerah supplier hingga barang tersebut hingga kegudang pembeli. Yang termasuk biaya pengiriman antara lain:

Biaya transportasi atau ekspedisi
Biaya bongkar muat
Asuransi pengiriman

Tetapi terkadang diberbagai kasus. Ada supplier menanggung biaya pengiriman.

1.c. Biaya Pengepakan (Packing)

Pengepakan barang bertujuan supaya barang diterima dengan utuh dan meminimalisir terjadinya cacat pada barang.

Jangan dianggap biaya packing ini sedikit.

Contohnya. Apabila barang bervolume besar, pecah belah dan jumlahnya banyak, maka biaya packing ini bahkan bisa mencapai 5 persen harga barang.

Misalnya gerabah atau mebel yang simpel tergores, proses packingnya bisa berlapis lapis, mulai dari diikat tali, packing karton, plastik wrap, kemudian dimasukkan kedalam kardus bahkan hingga dipacking kayu keliling.

1.d. Biaya Pemprosesan Pemesanan

Ada kalanya perusahaan yang memesan barang khsusunya barang yang membutuhkan detail dan kualitas tinggi menyerupai produk furniture jati atau rotan.

Pembeli biasanya mengutus orang untuk mengunjungi workshop daerah supplier melaksanakan produksinya.

Orang yang diutus akan mengecek kualitas produk yang dihasilkan sebelum dikirimkan keperusahaannya.

Biasanya hal ini dilakukan dalam jual beli ekspor impor atau jual beli dimana ada jarak yang jauh antara supplier dan perusahaan pembeli barang.

Pembeli tidak mau kualitas barangnya berbeda atau berkurang ketika barang sudah dipacking dan dikirim dengan biaya pengiriman yang mahal.

2.e. Biaya Pemeriksaan Penerimaan (biaya inspeksi)

Sebelum akseptor barang menandatangi surat penerimaan barang, akseptor harus menyidik dahulu barang tersebut apakah sudah sesuai dengan standar dan kualitas yang sudah ditentutaan.

Misalnya pembelian telur yang jumlahnya sangat banyak. Pembelian menyerupai ini memerlukan orang yang banyak untuk menyidik telur telur tersebut semoga tidak ada telur tidak layak yang diterima.

Pemeriksaan harus dilakukan dengan hati hati semoga tidak ada telur yang pecah yang menjadi biaya investigasi semakin meningkat.

#2. Biaya Penyimpanan (Carrying Costs/Holding Cost)

Biaya penyimpanan yakni biaya yang muncul dan dikeluarkan untuk menyimpan barang atau material (bahan baku) yang telah dipesan sebelumnya.

Biaya penyimanan ini bisa berubah sesuai dengan nilai persediaan yang disimpan. Contoh biaya penyimpanan antara lain:

2.a. Biaya Fasilitas Penyimpanan

Biaya akomodasi penyimpanan yakni semua biaya yang timbul akhir akomodasi yang dibutuhkan untuk menyimpan persediaan barang.

Contoh biaya akomodasi penyimpanan seperti:

Biaya sewa gudang (jika menyewa dan tidak punya gudang sendiri)
Biaya penerangan
Biaya pengatur suhu udara dan kelembaban semoga barang tetap kekal menyerupai untuk penyimpanan buah dan sayur, daging atau materi makanan lain yang memerlukan pengaturan suhu yang khusus.
Dan semua biaya diatas memunculkan biaya listrik.

2.b. Biaya Asuransi

Biaya asuransi yakni biaya untuk meminimalisir risiko terhadap hal hal yang tidak diinginkan menyerupai adanya kebakaran, banjir, runtuh lantaran gempa atau kondisi force majoer lain yang bisa terjadi pada persediaan yang disimpan.

Dengan asuransi, setidaknya barang yang terkena tragedi alam tidak menimbulkan kerugian material yang berarti.

2.c. Biaya Keamanan

Terkadang, asuransi tidak menjamin terhadap kerugian akhir gagalnya keamanan dalam menjaga persediaan perusahaan menyerupai pencurian, perampokan maupun perusakan.

Untuk mencegahnya, perusahaan harus mengeluarkan sejumlah biaya menyerupai biaya cctv, honor satpam, pembangunan pagar atau biaya yang lain yang masih bertujuan untuk mengamankan persediaan.

2.d. Biaya Keusangan

Ketika penjualan perusahaan mengalalami penurunan dan mengakibatkan perputaran persediaan sangat lambat maka persediaan barang yang disimpan terlalu lama menjadi lama atau berkurang nilainya.

Contohnya pakaian, persediaan pakaian yang masih bertahan selama beberapa bulan bisa menjadi lama lantaran musim pakaian yang berubah. Pakaian yang dianggap sudah tidak "ngetrend" lagi atau modelnya sudah lama dan menjadi lebih sulit untuk dijual kembali.

Atau produk teknologi menyerupai smartphone. Setiap bulan produk gres yang lebih canggih dengan fitur yang lebih lengkap menciptakan stok lama menjadi lama atau ketinggalan "jaman" sehingga semakin sulit untuk dijual kembali.

2.e Biaya Penyusutan Persediaan

Bukan hanya aktiva tetap, penyusutan juga bisa terjadi pada persediaan perusahaan.

Contohnya buah, semakin lama buah disimpan semakin menyusut beratnya (perkg/pergram). Misalnya jeruk yang hanya bertahan beberapa hari, semakin lama jeruk disimpan lantaran tidak terjual, maka berat jeruk tersebut akan semakin berkurang. Maka nilainya juga berkurang lantaran buah dihargai dengan satuan berat per kg.

Contoh lain, penyusutan rumah bagi developer.

Bagi developer yang bisnisnya yakni menjual rumah, rumah merupakan persediaan.

Walaupun harga tanahnya kemungkinan meningkat, namun fisik bangunan rumah tersebut niscaya mengalami penyusutan.

Apakah itu cat, kusen, pintu atau ornamen yang lain. Pada kesannya developer harus mengeluarkan biaya untuk perbaikan rumah yang masih belum terjual tersebut.

2.f. Biaya Penurunan Harga

Biaya penurunan harga biasanya terjadi lantaran harga barang yang tidak stabil (fluktuatif).

Misalnya beras, ketika beras dibeli harganya sebesar Rp 12.000 per kg. Kemudian, beras tersebut disimpan dalam gudang untuk beberapa waktu lantaran belum terjual atau memang sengaja disimpan tidak dijual.

Namun ketika terjual ternyata harga pasar beras mengalami penurunan dan beras tersebut hanya dihargai sebesar Rp 11.500 per kg

Ada selisih kerugian sebesar Rp 500 per kg.

Kerugian ini yakni biaya penurunan harga yang harus ditanggung.

2.g. Biaya Perhitungan Fisik dan Konsiliasi Laporan

Hanya untuk menghitung stok persediaan secara fisik ternyata membutuhkan biaya yang tidak sedikit.

Jika persediaan hanya sebanyak 1 gudang ukuran kecil mungkin tidak akan membutuhkan biaya penghitungan (upah) yang besar.

Namun apabila jumlah persediaan barangnya hingga puluhan gudang dengan ukuran gudang yang sangat luas.

Itu kasus lain, tentu semakin banyak orang yang diperlukan. semakin banyak biaya yang harus dikeluarkan.

2.h. Biaya Penanganan Persediaan

Setiap jenis persediaan tentu memerlukan penanganan yang berbeda. Biaya akan semakin mahal apabila penanganan persediaan tersebut semakin sulit menyerupai barang pecah belah (fragile) atau barang yang cepat wangi menyerupai buah dan makanan basah.

Barang pecah belah akan membutuhkan lebih banyak biaya dibandingkan barang menyerupai besi atau paku.

Barang pecah belah memerlukan perlakuan khusus menyerupai cara peking barang, penempatan barang, penyusunan barang digudang, cara mengangkat, donasi bantalan untuk barang dan perlakuan khusus lain yang membutuhkan biaya yang lebih.

2.i. Biaya Pelaksana Gudang

Biaya ini cukup jelas, bahwa gudang harus ada yang jaga. Harus ada personel yang mengawasi dan mengatur alur dari barang yang keluar masuk gudang. Ada mandornya. dan ada anak buanya.

2.j. Biaya Kerusakan Barang

Kerusakan barang bisa terjadi kapan saja ketika barang disimpan digudang. Kerusakan bisa terjadi lantaran kesalahan pengangkatan, penumpukan, atau lantaran yang lain.

2.k. Biaya Modal (Cost of Capital)

Biaya modal yakni biaya yang dihitung sebesar kesempatan atau peluang yang hilang apabila dana yang digunakan untuk persediaan digunakan untuk kegiatan (investasi) lain yang lebih menguntungkan.

Biasanya, persediaan yang disimpan lantaran adanya kelebihan produksi akan disimpan didalam gudang. Jika saja perusahaan membeli persediaan sesuai dengan kebutuhan (membeli lebih sedikit) maka tidak ada persediaan yang disimpan beserta biaya penyimpanannya.

Uang yang digunakan untuk membeli persediaan dan biaya penyimpanan tersebut seharusnya bisa digunakan untuk hal lain yang lebih menguntungkan.

#3. Biaya Persiapan (Set up Cost)

Biaya persiapan (set up cost) muncul apabila perusahaan memproduksi sendiri barang atau material persediaan yang dibutuhkan.

Contoh biaya set up cost diantaranya:

Biaya mesin yang tidak bekerja
Biaya persiapan tenaga kerja langsung
Biaya surat menyurat
Biaya persiapan peralatan dan perlengkapan
Biaya penjadwalan

#4. Biaya Kekurangan Persediaan (Shortage Cost)

Biaya kekurangan atau kehabisan persediaan yakni biaya yang muncul lantaran materi persediaan tidak tersedia ketika dibutuhkan.

Misalnya perusahaan mendapatkan pesanan namun ketika pesanan hendak diproduksi, ternyata tidak ada materi baku yang tersedia sehingga perusahaan tidak bisa memenuhi seruan pesanan tersebut.

Beberapa biaya (peluang) yang timbul akhir kekurangan persediaan diantaranya:

4.a. Kehilangan Penjualan

Penjualan yang sudah "deal" bisa batal lantaran perusahaan tidak bisa memenuhinya.

Ada peluang yang hilang dan ini yakni salah satu bentuk kerugian akhir kesalahan manajemen persediaan.

4.b Kehilangan Pelanggan

Bukan hanya kehilangan penjualan, pelanggan pun bisa kabur dan pindah keperusahaan lain akhir kekecewaan dan tidak bisa ditangani.

4.c. Biaya Pemesanan Khusus

Terkadang, untuk menjaga kepuasan pelanggan, perusahaan akan tetap memaksa memproduksi pesanan walaupun persediaan materi baku kurang atau habis.

Ada beberapa opsi yang digunakan perusahaan semoga bisa tetap menghasilkan produk.

Pertama, perusahaan men-sub-kan pekerjaan ke perusahaan afiliasi sejenis.

Dengan "mengoper" pekerjaan ini, ada risiko ketidaksamaan kualitas produk dan harga yang lebih tinggi daripada kalau barang produksi sendiri.

Kedua, perusahaan membeli materi baku secara mendadak dengan harga yang lebih tinggi. Bisa ke supplier tetap atau pun kesuplier lain yang lebih tinggi harga materi bakunya dengan pengiriman yang cepat (tentu menambah biaya lagi)

5.d. Biaya Pengiriman Khusus

Biasanya, perusahaan yang materi bakunya kurang dan harus menunggu materi baku yang baru, kemungkinan mengalami keterlambatan dalam produksi.

Agar barang tidak tiba terlambat ketempat konsumen, ada kalanya perusahaan harus menggunakan ekspedisi pengiriman khusus yang cepat. Bisa berupa pesawat, trucking, kapal atau moda apapun yang cepat dan biayanya lebih besar daripada pengiriman standar.

Kenaikan biaya pengiriman ini bisa merugikan atau paling tidak mengurangi pendapatan perusahaan.

6.d. Produksi Terganggu

Kekurangan materi baku juga bisa menggangu produksi.

Ketika materi baku kurang, produksi ditunda hingga materi baku yang gres tiba kembali.

Namun waktu untuk menunggu materi baku yang gres ini memakan banyak waktu dan menciptakan deadline waktu produksi semakin sedikit.

Ketika materi baku sudah lengkap, kemungkinan toleransi waktu semakin sedikit dan pengerjaan barang diproduksi secara tergesa-gesa.

Produksi item yang lainpun terganggu lantaran perusahaan memprioritaskan produksi yang hampir telat tersebut.

7.e. Gangguan Jadwal Produksi

Ada biaya peluang yang hilang apabila produksi tidak bisa berjalan pada acara yang sudah direncanakan lantaran kekurangan bahan.

Jadwal yang berubah ini menjadikan produksi item atau barang lainnya ikut terganggu. Hal ini bisa kuat terhadap output yang dihasilkan, kualitas barang dan juga biaya membengkak.

Bagaimana teknis manajemen dalam mengatur persediaan perusahaan ?

Untuk mengatur dan menyeimbangkan biaya penyimpanan dan biaya pemesanan persediaan, perusahaan bisa menggunakan beberapa metode pengendalian persediaan menyerupai berikut:

Pendekatan Metode Manajemen Persediaan

Dalam mengelola persediaan, manajemen bisa menggunakan salah satu dari beberapa metode yang sering digunakan dibawah ini

Metode EOQ (economic order quantity)
Metode MRP (material Requirement planning)
Metode JIT (just in time)
Metode analisa ABC

#1. Metode EOQ (Economic Order Quantity)

Metode EOQ atau metode kuantitas pesanan ekonomi yakni metode pembelian persediaan menurut jumlah pesanan yang diterima.

Maksudnya begini...

.... Ketika perusahaan mendapatkan pesanan produk dengan jumlah, spesifikasi dan waktu yang telah ditentukan oleh customernya. Perusahaan mempunyai kepastian mengenai berapa kebutuhan, spesifikasi dan harga materi baku yang akan dibeli untuk memenuhi pesanan tersebut.

Misalkan perusahaan mebel menerima pesanan bangku sebanyak 1.000 unit dengan spesifikasi tertentu yang harus diselesaikan selama 3 bulan.

Setiap bangku contohnya membutuhkan 1 kubik kayu mentah dengan spek dan ukuran tertentu dengan harga Rp 2.000.000 perkubik.

Apabila pesanan sebanyak 1.000 unit, maka kebutuhan kayu mentah sebanyak 1.000 kubik dengan nominal Rp 2 Miliar.

Makara selama 3 bulan kedepan perusahaan bisa memastikan bahwa perusahaan membutuhkan kayu sebanyak 1.000 kubik dan menyiapkan dana Rp 2 Miliar.

Jelas, berapa kebutuhannya, berapa nominalnya.

Karena hitungannya pas, perusahaan bisa memesan kayu dengan jumlah yang paling irit untuk memininalkan biaya persediaan.

Pas. Tidak ada kayu yang tersisa.

Namun masih bisa memenuhi kebutuhannya.

Dengan demikian, maka tidak ada biaya persediaan menyerupai biaya pemeliharaan, biaya gudang atau sewa gudang apabila perusahaan memesan kayu berlebih.

Metode EOQ bisa dikatakan metode pemesanan yang paling optimal dan irit lantaran jumlah yang dipesan bisa memenuhi kebutuhan dengan mengeluarkan biaya yang paling rendah.

Namun Metode EOQ berlaku hanya jika:

Biaya pemesanan jumlahnya selalu sama
Item barang yang dipesan tidak tergantung pada barang lain (independen)
Pesanan telah diterima dengan pasti
Jumlah kebutuhan materi baku sudah bisa ditentukan dan pasti
Biaya pemeliharaan persediaan per unit sama
Harga barang tidak berubah (konstan)
Ketersedaiaan barang tidak terbatas
Barang tidak cepat rusak
Jumlah kebutuhan stabil

#2. Metode MRP (Material Requirement Planning)

Metode material requirement planning (MRP) atau metode perencanaan kebutuhan material yakni perencanaan dan pengendalian persediaan untuk menjamin material atau materi baku selalu tersedia untuk memenuhi kebutuhan.

Bukan hanya itu, metode MRP juga bertujuan untuk menjaga persediaan dalam jumlah yang sedikit.

Karena semakin sedikit jumlah persediaan maka biaya persediaan yang muncul juga akan sedikit.

Perencanaan pada metode ini bisa mencakup planning penjadwalan pembelian, acara produksi dan pengiriman material.

Metode MRP memilih jumlah kebutuhan material yang dibutuhkan, acara produksi dan bahkan berjaga jaga terhadap hal hal jelek yang mungkin terjadi.

Ada beberapa keuggulan dari metode MRP ini:

Memberi isu mengenai kapasitas pabrik
Meminimalisir kesalahan dalam memperkirakan kebutuhan dan sekaligus menjadi pola perencanaan jumlah produksi
Memperbaiki dan mengupdate jumlah pemesanan dan persediaan barang.
Mengadakan persediaan dengan jumlah dan harga yang tepat.
Dapat memenuhi seruan material yang tiba secara bergelombang

#3. Metode JIT (Just In Time)

Metode just in time (JIT) atau metode sempurna waktu yakni metode yang mengusahakan perusahaan tidak menyetok atau mempunyai persediaan.

Artinya persediaan nol (0) atau setidaknya mendekati nol

Apabila perusahaan tidak mempunyai persediaan, maka perusahaan tidak akan menanggung biaya persediaan.

Jika perusahaan tidak mempunyai persediaan materi baku, bagaimana perusahaan bisa melaksanakan produksi ?

Inilah kelebihan metode just in time...

Metode ini berusaha mendatangkan persediaan materi baku hanya pada ketika yang dibutuhkan.

Pada ketika yang tepat.

Dan dalam jumlah yang sempurna sehingga tidak ada sisa.

Makara perusahaan tidak sempat menahan atau menyimpan persediaan lantaran materi baku tiba kalau hanya dibutuhkan dan dalam jumlah yang pas sehingga tidak ada yang tersisa.

Bagaimana caranya ?

Menjadikan pemasok materi baku sebagai kawan bisnis yang utama. Bahkan harus dianggap seolah olah pemasok tersebut yakni potongan dari perusahaan. Ingat hanya "seolah-olah"

Pendekatan kepada pemasok ini harus dilakukan semoga terjalin relasi yang inten dan dibina untuk kebutuhan jangka panjang perusahaan.

Pemasok dihentikan di ekploitasi hanya untuk kepentingan sesaat.

Apabila telah terjalin relasi yang akrab antara pemasok dan perusahaan, maka berapapun dan kapanpun kebutuhan materi baku perusahaan perusahaan, pemasok akan selalu berusaha untuk memenuhinya.

#4. Metode analisa ABC

Metode analisa ABC yakni metode penggolongan persediaan yang dibedakan menurut nilai persediaan.

Nilai persediaan yang dimaksud yakni nilai total dari persediaan, bukan nilai atau harga persediaan per unit.

Persediaan akan digolong ke dalam kelas kelas.

Seperti kelas A, kelas B, kelas C dan seterusnya.

Untuk apa ada peng-kelas-an menyerupai ini?

Pembagian kelas menyerupai ini untuk memudahkan perlakuan persediaan perusahaan.

Setiap item persediaan mempunyai perlakuan yang berbeda-beda.

Misalnya pabrik furniture/mebel.

Persediaan materi baku bisa berupa kayu, cat (coating), paku dan mur.

Persediaan kayu, walaupun secara jumlah kuantitas tidak sebanyak cat dan paku. Tapi nilai nominal kayu yakni yang paling besar.

Perusahaan bisa menggolongkannya kedalam kelas A.

Perawatan kayu berbeda dengan perawatan cat dan paku. Kayu lebih sulit. Kayu yang berkualitas tinggi dihentikan ditempatkan ditempat yang lembab. Tidak boleh terkena air. Tidak boleh ditumpuk rapat sehingga memakan banyak daerah digudang. Dijaga semoga tidak dimakan rayap. Kadar air kayu harus dijaga dan perlakuan khusus lainnya.

Intinya ada biaya pemanis semoga kualitas kayu terjaga.

Cat atau jenis coating lainnya menyerupai thinner, melamine dan sejenisnya mempunyai nilai yang mungkin dibawah kayu namun lebih tinggi nilainya dibandingkan paku yang kuantitas per unitnya sangat banyak.

Cat/Coating bisa dimasukkan ke dalam kelas B

Walaupun ada teknik khusus semoga kualitas cat masih terjaga namun secara umum perlakuan penyimpanan cat digudang lebih simpel daripada kayu,

Yang terakhir paku dan mur.

Paku secara kuantitas paling banyak jumlahnya, namun secara nilai, paku nilainya paling sedikit daripada kayu dan cat.

Paku bisa dimasukkan kedalam kelas C

Selain hanya membutuhkan sudut ruangan yang kecil, penyimpanan paku juga sangat mudah, tinggal diletakkan begitu saja. Dimana saja. Tidak memerlukan banyak perlakuan khusus.

Walaupun ada yang hilang atau rusak, nilai nominalnya tidak terlalu material.

Penentuan kelas kelas tersebut tidak mutlak dan bisa berbeda beda tergantung kebijakan manajemen dan perusahaan.

Kelasnya punya pun bisa lebih dari sekedar kelas A, kelas B, kelas C. Bisa kelas D dan seterusnya kalau diperlukan.

Yang perlu diperhatikan yakni nilai dari persediaan, biaya persediaan per jenis item, kesulitan dan risiko terhadap kerusakan dalam penyimpanan digudang.

#5. Metode Periodic Review

Pendekatan metode periodic review yakni metode pemesanan barang yang dilakukan dengan jarak waktu atau interval waktu yang sama.

Pemesanan material materi dijadwal secara rutin sehingga manajer keuangan bisa memperkirakan dan mempersiapkan biaya yang akan dikeluarkan.

Keunggulan metode periodic review ini salah satunya yakni untuk meredam fluktuasi naik turunnya seruan dan kebutuhan persediaan.

Metode ini juga relatif simpel dilakukan lantaran tidak membutuhkan proses manajemen yang panjang lantaran pemesanan persediaan sudah bersiklus secara rutin.

Namun, metode ini juga mempunyai sejumlah kelemahan.

Salah satunya yakni setiap kali pemesanan material jumlahnya sangat tergantung pada sisa persediaan yang ada pada ketika pemesanan, sehingga ketika pemesanan material dilakukan, jumlah pesanan tidak sama.

Hal ini bisa berpotensi menciptakan stok persediaan habis terlebih dahulu sebelum waktu pemesanan material berikutnya tiba.

Untuk itu, safety stock atau stok persediaan yang kondusif untuk berjaga jaga harus besar.

Sehingga terkadang membutuhkan biaya persediaan yang besar pula.

Hubungan Manajemen Persediaan dengan Manajemen Lain

Manajemen persediaan berada diposisi yang penting bagi manajemen manajemen yang lain. Ada beberapa divisi manajemen yang kegiatannya berkaitan dengan persediaan barang seperti:

# Manajemen Pembelian

Manajemen persediaan berafiliasi dengan manajer pembelian mengenai prioritas dan orientasi pembelian material dengan kuantitas yang besar supaya bisa mendapatkan potongan harga dari pemasok (supplier).

Semakin banyak barang yang dibeli, biasanya pemasok akan memperlihatkan potongan harga bahkan menggratiskan ongkos pengiriman ke gudang perusahaan.

# Manajemen Produksi

Hubungan ini sangat jelas, manajemen produksi tentu saja membutuhkan persediaan materi baku untuk memulai kegiatan produksinya.

Manajemen produksi ingin memastikan bahwa kebutuhan materi baku bisa terpenuhi sesuai dengan standar kualitas dan kuantitas yang dibutuhkan.

Komunikasi diantara dua divisi ini sangat penting semoga kelancaran produksi barang tidak mengalami kendala dan bisa menghasilkan produk dengan kualitas terbaik.

# Manajemen Keuangan

Hubungan dengan manajemen keuangan tidak jauh dari duduk kasus pembelian material.

Manajemen selalu menyoroti efisiensi anggaran pengeluaran.

Manajemen keuangan lebih tertarik dengan pembelian material dalam jumlah yang besar lantaran bisa berpotensi mendapatkan potongan harga dari pemasok barang.

Namun dalam hal tertentu manajemen keuangan bisa menyarankan untuk melaksanakan pembelian dalam jumlah yang kecil, menyesuaikan dengan kebutuhan semoga tidak menyimpan terlalu banyak persediaan.

Peran manajemen persediaan dalam hubungannya dengan manajemen lain yakni menjaga perputaran persediaan dengan rekonsiliasi dengan manajemen yang lain yang berafiliasi dengan persediaan.