Fungsi Perencanaan Dalam Administrasi (Manajemen Planning)

Fungsi Perencanaan (Planning)

Fungsi perencanaan dalam administrasi ialah bagaimana direksi perusahaan memutuskan tujuan yang ingin dicapai dan menyusun taktik untuk mencapai tujuan tersebut. Sederhananya fungsi perencanaan ialah apa yang ingin dicapai dan bagaimana cara mencapainnya.

Planning atau fungsi perencanaan ialah salah satu dari 4 fungsi manajemen selain fungsi organizing, actuating dan controlling.

Perencanaan ialah langkah yang paling awal dalam menjalankan perusahaan dan bahkan sanggup besar lengan berkuasa total bagi perusahaan dimasa yang akan datang.

Fungsi administrasi yang lain akan mengikuti hasil perencanaan yang dilakukan. Fungsi administrasi yang lain tidak sanggup berjalan dengan baik tanpa adanya administrasi perencanaan yang matang.

Tujuan Perencanaan

Setiap perusahaan mempunyai tujuan yang berbeda beda, tentu perencanaan yang dilakukan pun berbeda.

Namun secara umum, tujuan perusahaan melaksanakan perencanaan karena:

1. Perencanaan ialah cara untuk mengantisipasi dan merekam perubahan
2. Perencanaan mengarahkan (direction) kepada direktur maupun non administrator
3. Perencanaan sanggup menghindari atau paling tidak memperkecil pemborosan dan tumpang tindih pelaksanaan kegiatan.
4. Perencanaan memutuskan standar yang akan digunakan untuk mempermudah pengawasan.

Manfaat Fungsi Perencanaan

Fungsi planning mempunyai beberapa manfaat seperti:

1. Hasil perencanaan menjadi anutan dan contoh dasar dalam melaksanakan acara
2. Perencanaan sanggup memudahkan pengawasan terhadap acara yang dilakukan, apakah telah sesuai dengan yang telah direncanakan atau tidak
3. Perencanaan sanggup meminimalisir kesalahan yang mungkin akan terjadi
4. Kegiatan setiap unit administrasi lebih terorganisir
5. Pelaksanaan kiprah menjadi lebih tepat, efektif dan efisien
6. Penyimpangan yang berpotensi muncul sanggup diantisipasi sedini mungkin
7. Ancaman dan kendala yang mungkin akan terjadi sanggup diprediksi dan diatasi seawal mungkin
8. Menganisipasi adanya perubahan kondisi baik internal maupuan eksternal yang sanggup besar lengan berkuasa pada acara perusahaan.
9. Sebagai alat koordinasi antar bidang dan antar divisi dalam perusahaan 
10. Memudahkan pengawasan

Apa saja acara fungsi administrasi perencanaan?

Kegiatan pokok yang dilakukan fungsi planning adalah:

1. Menentukan arah tujuan perusahaan dan sasaran bisnisnya
2. Menyusun taktik untuk mencapai tujuan yang dikehendaki
3. Menentukan apa saja sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan taktik tersebut
4. Menetapkan standar atau benchmark untuk menentukan upaya dalam mencapai tujuan tersebut.
 

Faktor yang Dipertimbangkan dalam Perencanaan

Batasan Perencanaan

 "Planning is deciding in advance what is to be done" . Newman

Perencanaan intinya memutuskan apa yang diinginkan dan apa akan dilakukan. Jika ingin lebih detail, perencanaan harus sanggup menjawab beberapa pertanyaan yang lebih familiar disingkat dengan 5W+1H.

# What

Apa yang ingin diperoleh perusahaan?

Perencanaan yang anggun harus sanggup menjelaskan wacana tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan.

Apa yang ingin diperoleh dalam jangka pendek ?
Apa yang ingin dapatkan dalam jangka menengah ?
Tujuan menyerupai apa yang ingin dihasilkan dalam jangka panjang ?

Jawaban atas pertanyaan ini nanti akan dijadikan dasar dalam perencanaan perusahaan selanjutnya.

# Why

Why ialah lanjutan dan klarifikasi mengenai "what" tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan.

Mengapa perusahaan memutuskan tujuan tersebut? Mengapa bukan tujuan yang lain?

Bagaimana alasan yang menyertai dan juga analisanya?

Apakah tujuan dari perencanaan sudah realistis? Apakah perencanaan menguntungkan dan masuk logika untuk dikerjakan?

# Where

Where bekerjasama dengan dimana sebuah proyek dalam menjalankan tujuan akan dilakukan.

Harus dijelaskan mengapa jadwal untuk mencapai tujuan tersebut harus ditempat tertentu dan bukan ditempat yang lain.

# When

Kapan tujuan yang ditetapkan akan dihukum atau dilakukan ?

Menentukan waktu sanksi pekerjaan yang ingin dijalankan tidak sanggup dilakukan serampangan. Harus ada analisanya.

# Who

Who berkaitan dengan personel yang akan menjalankan semua hal yang telah disusun diatas.

Siapa yang akan menjalani tugas, Mengapa ia dan bukan orang lain ?

Siapa pangsa pasar yang akan dituju ? dan mengapa bukan yang lain?

# How

Bagaimana cara tujuan itu diupayakan ? Bagaimana sebuah acara akan dijalankan ?

Apakah ada alternatif cara lain yang sanggup dilakukan dan mengapa menentukan cara ini?

Semua pertanyaan tersebut harus sanggup dijawab dalam melaksanakan perencanaan.

Bagaimana Rencana yang Baik?

Rencana perusahaan harus disusun dengan sistematika yang baik biar perencanaan sanggup dihukum dengan gampang dan meminimalisir kesalahan yang sanggup terjadi.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk menciptakan perencanaan yang baik, diantaranya:

# 1. Fleksibel

Rencana yang disusun harus sanggup menyesuaikan dengan segala kemungkinan yang sanggup terjadi dalam keadaan yang sebenarnya.

Terkadang situasi dan kondisi yang diperkirakan ternyata meleset dari kenyataan, planning harus sanggup beradaptasi dengan perubahan yang terjadi.

Tidak selalu mengubah planning dasar atau mengubah semua planning yang telah disusun, hanya diharapkan tindakan penyesuaian dalam menghadapi perubahan yang terjadi.

Rencana dihentikan kaku.

Justru dengan kekakuan rencana, sanksi pelaksanaan teknis planning sanggup merugikan perusahaan itu sendiri.

Misalnya perusahaan mempunyai planning memperluas market share, salah satu caranya ialah dengan mengurangi harga jual produk.

Namun dikala planning tersebut dijalankan, terjadi kenaikan harga materi baku produk secara signifikan sehingga menciptakan biaya produksi membengkak.

Ditengah situasi yang menyerupai ini, apabila harga jual produk masih "ngotot" ingin diturunkan sesuai rencana, bukan mustahil perusahaan akan mengalami kesulitan.

# 2. Stabilitas Rencana

Sebuah planning yang disusun sebaiknya tidak perlu mengalami perubahan yang terlalu besar tiap waktu.

Perencanaan yang stabil akan menciptakan perusahaan lebih fokus terhadap apa yang dikerjakan.

Misalnya perusahaan mempunyai planning memperluas market share perusahaan. Ditengah perjalanan, dikala sasaran planning tersebut masih belum tercapai, tiba tiba perusahaan merencanakan pembangunan pabrik baru.

Tentu saja hal ini sanggup menciptakan fokus perusahaan akan terpecah, mengutamakan pembangunan pabrik gres atau memperluas market share yang telah direncanakan sebelumnya.

Karena sumber daya perusahaan terbatas, maka planning yang telah disusun sanggup tidak tercapai semuanya.

Memang, perencanaan harus fleksibel, namun fleksibel disini bukan berarti harus mengganti planning "induk" yang utama dari perusahaan.

Yang fleksibel ialah caranya.

Cara bagaimana perusahaan menjalankan planning yang disusun.

Rencana atau tujuan utamanya sebisa mungkin tidak berubah. Kecuali memang ada hal yang memaksa perusahaan harus mengubah tujuannya.

Jika perusahaan mempunyai planning memperluas market share dan kondisi mengalami perubahan.

Maka yang diubah ialah "cara" memperluas market sharenya. Bukan planning market sharenya.

Kalau sebelumnya memakai cara A, maka sanggup diganti dengan planning B.

Poin pentingnya ialah perencanaan mempunyai tujuan yang terang dan fokus.

# 3. Terintegrasi dengan Baik

Rencana harus sanggup dikomunikasikan dengan baik dan gampang dipahami oleh semua pihak yang akan melaksanakan planning tersebut.

Hal ini untuk menghindari penafsiran planning yang berbeda beda diantara pihak pihak yang terlibat.

Kesalahan komunikasi sanggup menciptakan planning tidak sanggup berjalan dengan baik.

Misalnya apa yang dilakukan oleh administrasi produksi harus sesuai dengan planning yang disusun oleh administrasi penjualan dan administrasi keuangan. Harus klop.

Demikian juga dengan divisi administrasi yang lain.

Tidak berjalan sendiri sendiri dan bahkan saling bertentangan.

Rencana yang baik juga mempunyai tanggung jawab yang seimbang pada setiap bab organisasi.

# 4. Detail

Rencana yang baik harus detail dan mencakup segala hal yang dibutuhkan dalam planning tersebut.

Terutama mengenai 5W+1H diatas.

Detail rencana, apa yang harus dilakukan, siapa yang akan melakukan, kapan harus dilakukan dan bahkan sasaran yang harus dicapai harus direncanakan sampai lapisan administrasi yang paling bawah sekalipun.

# 5. Mempertimbangkan Sumber Daya

Sehebat apapun rencananya, hendaknya memperhitungkan dengan cermat sumber daya yang dimiliki perusahaan.

Apakah planning tersebut realistis dan sanggup dicapai dengan sumber daya yang dimiliki atau ternyata terlalu "mengawang awang" yang susah untuk dicapai.

Segala sumber daya yang tersedia sanggup digunakan dengan efektif dan berdaya guna maksimal.

Rencana boleh ambisius apabila sumber daya yang dimiliki sanggup mendukungnya.

# 6. Sederhana dan Tidak Sulit Dilaksanakan (Aplikatif)

Rencana yang baik ialah planning sederhana dan tidak susah dijalankan. Ini bukan berarti planning yang sulit dijalankan menjadi planning yang tidak baik.

Bukan begitu...

Jika ada cara yang lebih gampang maka itu lebih baik.

Effort yang minimal dengan hasil yang maksimal.

Perencaaan sudah tentu memperhitungkan segala kemungkinan yang ada. Kemungkinan yang paling gampang dijalankan ialah pilihan yang diprioritaskan.

Proses Pembuatan Rencana

# 1. Menetapkan Tugas dan Tujuan

Langkah pertama dalam menyusun perencanaan ialah memutuskan kiprah dan tujuan.

Tugas ialah wacana apa yang akan dilakukan oleh pihak "siapa" yang ditunjuk.

Tujuan ialah apa yang akan diperoleh. Nilai yang ingin didapatkan.

Tugas yang dijalankan ialah untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Tugas niscaya selaras dengan tujuan.

Sebuah planning tidak sanggup disusun tanpa adanya tujuan yang jelas.

# 2. Observasi dan Analisa

Langkah selanjutnya ialah melaksanakan observasi terhadap hal hal yang berkaitan dengan perjuangan mencapai tujuan yang ditentukan.

Beberapa data dikumpulkan dan dilakukan analisa untuk menentukan bagaimana cara yang akan digunakan untuk menjalankan rencana.

# 3. Menyiapkan Beberapa Kemungkinan

Setelah beberapa data dianalisa, tahap selanjutnya ialah menyiapkan beberapa alternatif atau opsi dalam perencanaan.

Setiap planning paling tidak harus menyiapkan beberapa kemungkinan dalam mencapai tujuan.

Alternatif alternatif lain sanggup disiapkan dalam perencanaan.

Ada kemungkinan sebuah planning tidak sanggup berjalan maksimal. Untuk itu planning alternatif yang sanggup digunakan harus disiapkan.

Misalnya lamanya penyelesaian kiprah yang ternyata meleset, efisiensi biaya kurang dari sasaran yang direncanakan dan lain sebagainya.

# 4. Membuat Sintesa

Sintesa ialah menggabungkan banyak sekali kemungkinan yang ada sebagai alternatif yang akan dipilih.

Setiap kemungkinan mempunyai kelemahan masing masing, menggabungkan beberapa kemungkinan sanggup saja menciptakan planning alternatif yang jauh lebih baik.

Siapa Pembuat Rencana?

# 1. Panitia Perencanaan

Panitia perencanaan terdiri dari banyak sekali unsur yang mewakili beberapa pihak yang berasal dari struktur organisasi perusahaan.

Setiap wakil membawa rencana, cita-cita dan misinya sendiri.

Semua wangsit yang berasal dari perwakilan kelompok ini akan digabung dan dibahas sampai detail untuk dijadikan planning perusahaan.

Ada perbedaan bahasan perencanaan dari tiap tiap wakil sesuai dengan divisi dan tingkatannya. Secara umum perencanaan menurut tingkat manajemen dibagi atas:

# Manajemen Puncak

Perencanaan pada jenjang administrasi ini bersifat:

1. Strategis
2. Merumuskan tujuan jangka panjang
3. Pengambilan keputusan
4. Perencanaanya dijadikan anutan oleh administrasi ditingkat yang lebih bawah

# Manajemen Tingkat Menengah

Perencanaan administrasi tingkat mengah (middle) ini cenderung bersifat administratif dan menyiapkan banyak sekali alternatif cara untuk diteruskan kepada administrasi tingkat dibawahnya.

# Manajemen Tingkat Bawah

Perencanaan pada administrasi tingkat bawah lebih fokus terhadap perencanaan teknis dilapangan. Perencanaan administrasi tingkat bawah lebih detail bahkan sangat detail untuk mengeksekusi perencanaan yang telah disusun oleh administrasi tingkat menengah.

# 2. Bagian Perencanaan

Ada beberapa perusahaan yang memang memilliki unit khusus hanya untuk melaksanakan perencanaan.

Tugasnya hanya untuk menyusun planning dan tidak ada unsur yang menjadi wakil dari sebuah bab dari organisasi perusahaan.

# 3. Tenaga Staf

Secara fungsional, didalam sebuah perusahaan umumnya terdapat dua kelompok, yaitu:

1. Pelaksana. Sebuah kelompok yang menangangi pekerjaan secara langsung
2. Staf. Bisa dikatakan sebagai pemikir yang secara tidak eksklusif menghasilkan produk perusahaan. Tugas utamanya ialah melaksanakan analisa terhadap data data yang ada dan kemudian merencanakan sesuatu menurut hasil analisa terhadap data tersebut.

Bentuk Bentuk Perencanaan

# 1. Rencana Global

Rencana global sanggup dikatakan sebagai visi perusahaan, arah perusahaan. Akan dibawa kemana perusahaan ini nantinya.

Ada beberapa hal yang menjadi pertimbangan dalam menyusun planning global perusahaan yang biasa dikenal dengan nama analisa SWOT. (Streng, Weakness, Opportunity, Treath)

A. Strenght | Kekuatan

Strenght ialah semua hal yang menjadi kekuatan utama dari perusahaan.

Misalnya PT Semen Gresik atau kini menjadi PT Semen Indonesia kekuatan utamanya ialah pada land bank dan izin ekplorasi pegunungan semen yang melimpah. Perusahaan kompetitor homogen kesulitan dalam hal ini.

Kekuatan lainnya ialah "brand" dan market share yang dikuasai sudah menyebar hampir menyeluruh wilayah di Indonesia. Pesaingnya masih belum mencapai tahap ini.

B.Weakness | Kelemahan

Weakness atau kelemahan ialah sisi lain dari strenght yang dimiliki oleh perusahaan.

Misalnya PT Semen Indonesia tadi, salah satu weakness mereka ialah status BUMN-nya.

BUMN sanggup sangat akrab dengan pemerintah dan PT Semen Indonesia berpotensi ditunggani jadwal politik atau semacamnya.

Kelemahan lain ialah adanya resistensi dari masyarakat apabila hendak melaksanakan ekspansi perjuangan dengan mengadakan ekplorasi lahan baru.

Isu lingkungan selalu menyulitkan PT Semen Indonesia dalam membangun pabrik gres yang materi bakunya akan menambang lahan "pegunungan".

C. Opportunity | Peluang

Peluang ialah kesempatan terbuka untuk mendapat hasil yang maksimal yang dimiliki oleh perusahaan.

Merajuk pada contoh PT Semen Indonesia tadi, peluang perjuangan masih terbuka lebar dengan status indonesia sebagai negara berkembang. Negara berkembang yang mempunyai ribuan proyek fisik, infrasturktur yang membutuhkan semen. Belum lagi mengenai pangsa pasar rumah tangga.

Kebutuhan semen dalam negeri masih tidak sanggup dipenuhi sepenuhnya

Ini ialah peluang yang sangat besar dengan jumlah kompetitor masih sanggup dihitung dengan jari.

C. Threath | Hambatan

Treath ialah tekanan dan kendala yang menempel pada perusahaan.

Tekanan atau kendala sanggup berasal dari internal atau eksternal perusahaan bahkan sanggup menempel kapan saja dengan bidang industri yang dibidangi oleh perusahaan.

Misalnya masih mengenai PT Semen Indonesia, adanya teknologi gres dalam pendirian sebuah bangunan yang tidak terlalu membutuhkan semen sanggup menjadi bahaya tekanan bagi perusahaan semen.

Mungkin nanti akan ditemui teknologi gres yang sanggup mengurangi penggunaan semen. Contoh sederhanya ialah penggunaan bata ringan yang pemasangannya tidak terlalu membutuhkan semen.

Selain itu, sebagai BUMN kondisi sanggup tidak stabil apabila kondisi politik sedang bergejolak. Pergantian menteri BUMN misalnya, maka sanggup saja arah kebijakan menteri yang gres berbeda dengan sebelumnya.

Analisis SWOT tersebut harus dipertimbangkan dalam administrasi perencanaan perusahaan. Hasil analisa ini akan menjadi anutan untuk perencanaan lanjutan yang lebih rinci dan spesifik.

# 2. Rencana Strategis

Rencana strategis ialah bab dari planning global namun lebih detail dan terperinci.

Rencana strategis menyusun rancangan yang akan dijalankan dalam mencapai planning global.

Biasanya planning strategis ialah planning jangka panjang perusahaan dan memakai sistem prioritas dimana planning yang menjadi prioritas akan dijalankan terlebih dahulu.

Ada beberapa alasan mengapa planning strategis disusun:

1. Sebagai anutan bagi perencanaan lain yang akan dijalankan
2. Memudahkan pemahaman perencanaan lainnya
3. Titik awal dalam evaluasi semua acara yang dilakukan oleh administrasi dan pihak lainnya.

# 3. Rencana Operasional

Perencanaan operasional ialah planning wacana acara operasional yang akan dilakukan dalam jangka pendek.

Ada dua tipe dalam perencanaan operasional, yaitu perencanaan sekali pakai dan perencanaan tetap.

A. Rencana Sekali Pakai | Single Use Plan

Rencana sekali pakai ialah perencanaan yang tidak akan digunakan kembali sehabis tujuannya tercapai.

Misalnya planning pembelian mesin.

Setelah mesin berhasil terbeli, maka tidak ada planning membeli mesin kembali setidaknya dalam beberapa tahun kedepan.

B. Rencana Tetap | Standing Plan

Rencana tetap ialah perencanaan operasional yang tetap akan digunakan kembali walaupun tujuannya telah tercapai.

Biasanya perencanaan tetap dilakukan menurut pendekatan standar dan penanganan kondisi yang sudah sanggup diperkirakan sebelumnya.

Misalnya, pembelian materi baku, pembelian persediaan, pembelian perlengkapan dan yang lainnya. Kegiatan itu nanti akan dilakukan berulang tiap waktu.

Subscribe to receive free email updates: