Administrasi Dan Manajemen

ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

Oleh : Bayu Pramutoko,SE,MM

Dosen Fakultas Ekonomi Manajemen Univ. Islam Kadiri – Kediri

A. PENGERTIAN ADMINISTRASI

Administrasi pengertian sehari-hari sering disamakan dengan tata usaha, yailu berupa kegiatan mencatat, mengumpulkan dan menyimpan suatu kegiatan atau hasil kegiatan untuk membantu pimpinan dalam mengambil keputusan.

Penjelasan di atas ialah definisi manajemen dalam arti sempit yang masih banyak ditemukan dalam kehidupan sehari-hari. Suatu contoh, sebuah koran/majalah/tabloid membubuhkan alamatnya dengan “Kantor redaksi Administrasi”. Yang dimaksud oleh forum pers di atas lak lain ialah tata usaha. Definisi manajemen terkadang dipersempit lagi dan disamakan dengan keuangan. Misalnya seorang pegawai kantor berucap “bereskan dulu urusan administrasimu” yang dimaksud dengan manajemen oleh si pegawai ialah keuangan. –

Definisi manajemen secara luas ialah :

1. Suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua perjuangan kelompok. negara atau swasta, militer atau sipil, besar atau kecil dan sebagainya.

2. Perencanaan, pengorganisasian, memberikan komando, koordinasi dan mengadakan pengawasan.

3. Kegiatan suatu kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyeiesaikan tujuan bersama.

4. Bimbingan. kepemimpinan dan pengawasan daripada usaha-usaha kelompok individu terhadap tercapainya tujuan bersama.

1. Bekerja berdasarkan tata tertib tata usaha.

2. Keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

B. UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI

Tampaknya terjadi kontradeksi dalam pengertian manajemen tersebut, tetapi dari uraian-uraian itu sanggup ditarik kesimpulan makna yang terkandung dalam administrasi, yaitu :

1. Adanya perjuangan atau acara kelompok insan yang terdiri dari 2 orang atau lebih.

2. Adanya organisasi atau wadah kerjasama.

3. Adanya perencanaan, bimbingan, kepemimpinan, koordinasi dan pengawasan.

4. Adanya tujuan.

5. Peralatan dan perlengkapan.

C. MACAM-MACAM ADMINISTRASI

Dari segi perkembangannya, manajemen sanggup dibagi atas dua potongan besar, yaitu administasi negara dan niaga.Administrasi negara ialah keseluruhan kegiatan yang dilakukan oleh seluruh aparatur pemerintah dari suatu negara dalam perjuangan mencapai tujuan negara.

Administrasi niaga ialah keseluruhan kegiatan mulai dari produksi barang dan/atau jasa hingga tibanya barang atau jasa tersebut di tangan konsumen.

D. DEFINISI MANAJEMEN

Definisi manajemen sanggup diartikan sebagai berikut:

1. Ketatalaksanaan proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai target tertentu.

2. Kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.

3. Segenap perbuatan menggerakkan sekelompok orang dan Menggerakkan kemudahan dalam suatu perjuangan kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.

Memahami aneka macam definisi manajemen tersebut sanggup ditaril( kesimpulan bahwa pada pokoknya manajemen ialah suatu proses/kegiatan/usaha pencapaian tujuan tertentu melalui kerjasama dengan orang lain. Dan sanggup pula dikatakan bahwa manajemen merupakan inti daripada administrasi, lantaran memang manajemen merupakan alat pelaksana utama daripada administrasi. Dengan perkataan lain dikatakan bahwa manajemen dan manajemen tidak sanggup dipisahkan hanya kegiatan-kegiatannya yang sanggup dibedakan.

Apabila dilihat dari segi fungsional manajemen mempunyai dua kiprah utama, yakni:

1. Menentukan tujuan menyeluruh yang hendak dicapai.

2. Menentukan kecerdikan umum yang mengikat seluruh organisasi.

Sebaliknya manajemen pada hakekatnya berfungsi untuk melaksanakan semua kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kecerdikan umum yang telah ditentukan pada tingkat administrasi. Ungkapan tersebut terang menerangkan bahwa manajemen lebih luas dari pada manajemen.

E. HUBUNGAN ANTARA ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

Sebagaimana telah diuraikan di atas, manajemen ialah proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Kerja sanggup terselenggara dengan baik sehingga tujuan yang dikehendaki dapat tercapai bila ada orang yang menyelenggarakannya. Dan problem orang yang menyelenggarakan kerja untuk mencapai tujuan inilah yang menjadi problem pokok daripada manajemen, lantaran intisari daripada manajemen ialah suatu proses/usaha dari orang-orang secara bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

Jadi manajemen ialah penyelenggaranya dan manajemen ialah orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya ialah penyelengaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bahu-membahu untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

Keterkaitan di atas sanggup dianalogikan—meski tidak seluruhnya tepat—seandainya pembaca akan membeli buah rambutan. Pertama kali yang terlihat ialah kulit luar yang berwama hijau atau merah. Jika kulitnya dikupas maka didapati daging rambutan yang berwarna putih kalau dagingnya sudah dimakan maka akan terlihat pada dasarnya yang disebut biji rambutan.

Demikian pula manajemen, maka yang pertama disoroti ialah kulit luamya yaitu “Admmistnisi” Kedua dagingnya yaitu “manajemen” selanjutnya ialah bijinya yaitu “kepemimpinan”

F. FUNGSI-FUNGSI ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

Telah diketahui bahwa pada dasamya manajemen berfungsi untuk memilih tujuan organisasi dan merumuskan kecerdikan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kecerdikan umum yang telah dirumuskan.

Dalam proses pelaksanaannya, manajemen dan manajemen mempunyai tugas-tugas tertentu yang harus dilaksanakan sendiri. Tugas-tugas itulah yang biasa disebut/diartikan sebagai fungsi-fungsi manajemen dan manajemen. Hingga sekarang para sarjana belum mempunyai kata setuju yang lingkaran wacana fungsi-fungsi manajemen dan manajemen itu, baik ditinjau dari segi klasifikasinya maupun terminologi yang dipergunakan.

Menurut Prof Dr Sondang P Siagian MA dalam bukunya “Fungsi-fungsi managerial” dan “Filsafat Administrasi” rimgsi-fungsi manajemen dan manajemen itu ialah :

1. Perencanaan (Planning)

2. Pengorganisasian (Organizing)

3. Pemberian Motivasi (Motivating)

4. Pengawasan (Controling)

5. Penilaian (Evaluating)

Fungsi-fungsi tersebut mutlak harus dijalankan oleh manajemen dan manajemen. Ketidakmampuan untuk menjalankan fungsi-fungsi itu akan mengakibatkan lambat atau cepat matinya organisasi.

A. Perencanaan (Planning)

Planning sanggup didefmisikan sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang wacana hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan tiba dalam rangka pencapaian tujuan Yang telah ditentukan.

Pengertian tersebut menerangkan bahwa perencanaan merupakan fungsi manajemen dan manajemen yang pertama. Alasannya ialah bahwa tanpa adanya rencana, maka tidak ada dasar untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu dalam rangka perjuangan oencapain tujuan. Perencanaan menjadi fungsi pertama lantaran ia merupakan dasar dan titik tolak dari kegiatan pelaksanaan selanjutnya.

Salah satu cara yang paling gampang dikemukakan dalarn penyusunan planning ialah dengan menyampaikan bahwa perencanaan berarti mencari dan menemukan balasan terhadap enam pertanyaan. yaitu :

a. What(Apa) d. How (Bagaimana)

b. Where (Dimana) e. Who (Siapa)

c. When (Kapan) f. Why (Mengapa)

Pertanyaan tersebut menjadi:

1. Apa kegiatan-kegiatan yang harus dijalankan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya ?

2. Dimana kegiatan-kegiatan tertentu dijalankan? Pertanyaan ini meliputi letak bangunan organisasi yang hendak didirikan, tata ruang yang disusun, daerah sumber tenaga kerja.

3. Kapan kegiatan-kegiatan tertentu hendak dilaksanakan. Hal ini berarti bahwa dalam planning hams tergambar sistem prioritas yang dipergunakan, penjadwalan waktu dan hal-hal yang bekerjasama dengan faktor waktu.

4. Bagaimana cara melaksanakan kegiatan-kegiatan ke arah tercapainya tujuan ? Yang dicakup oleh pertanyaan ini menyangkut soal sistem dan tata kerja, standar yang hams dipenuhi, cara pembuatan dan penyampaian laporan, cara menyimpan dokumen dan lain-lain.

5. Pertanyaan “siupa” berarti diketemukannya balasan dalam planning wacana citra pembagian tugas, wewenang dan tanggungjawab.

6. Secara filosofis, pertanyaan yang terpenting di antara rangkaian pertanyaan ini ialah pertanyaan“mengapa”. Terpenting lantaran pertanyaan ini ditunjukan kepada kelima pertanyaan yang mendahuluinya. Jika kelompok pimpinan sanggup memuaskan dirinya atas jawaban-jawaban yang diperoleh terhadap keenam pertanyaan itu, akan terciptalah suatu planning yang baik.

B. pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian ialah keseluruhan proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggungjawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang sanggup digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

Definisi tersebut menunjukan bahwa pengorganisasian merupakan langkah pertama ke arah pelaksanaan planning yang telah tersusun sebelumnya. Dengan demikian ialah suatu hal yang logis pula apabila pengorganisasian sebagai fungsi manajemen dan manajemen ditempatkan sebagai fungsi kedua, mengikuti fungsi perencanaan. Juga terlihat dalam definisi itu bahwa pelaksanaan fungsi pengorganisasian menghasilkan suatu organisasi yang sanggup digerakan sebagai suatu kesatuan yang bulat.

Organisasi sebagai alat manajemen dan manajemen terlihat penting apabila diingat bahwa bergerak tidaknya organisasi ke arah pencapain tujuan sangat tergantung atas kemampuan insan dalam organisasi menggerakan organisasi itu ke arah yang telah ditetapkan.

C. Penggerakan (Motivating)

Penggerakan ialah keseluruhan proses derma motif bekerja kepada para bawahan sedemikan rupa sehingga mereka mau bekerja dengan nrimo demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan ekonomis.

“Motivating” secara implisit berarti bahwa pimpinan organisasi berada di tengah-tengah para bawahannya dan dengan demikian sanggup memperlihatkan bimbingan, instuksi, nasehat dan koreksi kalau diperlukan.

Pelaksanaan fungsi “Motivating” dalam organisasi sanggup dijalankan dengan baik dengan memakai teknik-teknik sebagai berikut:

1. Jelaskan tujuan organisasi kepada setiap orang yang ada dalam organisasi.

2. Usahakan semoga setiap orang menyadari, memahami serta mendapatkan baik tujuan tersebut.

3. Usahakan semoga setiap orang mengerti struktur organisasi.

4. Tekankan pentingnya kerjasama dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan yang diperlukan.

5. Perlakukan setiap bawahan sebagai insan dengan penuh pengertian.

6. Berikan penghargaan serta kebanggaan kepada bawahan yang cakap dan teguran serta bimbingan kepada orang-orang yang kurann bisa bekerja.

7. Yakinkan setiap orang bahwa dengan bekerja baik dalain organisasi tujuan pribadi orang-orang tersebut akan tercapai semaksimal-maksimalnya.

D. Pengawasan (Controling)

Pengawasan ialah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin semoga supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan planning yang telah ditentukan sebelumnya. Dari definisi ini terang terlihat bahwa terdapat kekerabatan yang sangat bersahabat antara perencanaan dan pengawasan.

Artinya bahwa perencanaan dan pengawasan merupakan kedua belahan mata uang yang sama. Jelas bahwa tanpa planning pengawasan mustahil dilaksanakan lantaran tidak ada aliran untuk melaksanakan pengawasan itu. Sebaliknya planning tanpa pengawasan akan berarti timbulnya penyimpangan-penyimpangan dan atau penyelewengan-penyelewengan yang serius tanpa ada alat untuk mencegahnya.

Jelaslah kiranya bahwa pengawasan sangat memilih peranannya dalam perjuangan pencapaian tujuan. Secara filosofis sanggup dikatakan bahwa pengawasan itu mutlak diharapkan lantaran insan bersifat salah dan khilaf. Dus insan dalam organisasi perlu diamati, bukan dengan maksud untuk mencari kesalahannya kemudian menghukumnya, akan tetapi untuk mendidik dan membimbing. Hal ini kiranya sangat penting untuk diperhatikan lantaran para pemimpin dalam suatu organisasi sering lupa bahwa seorang pemimpin yang baik ialah seorang yang nrimo memperlihatkan kesempatan yang seluas-luasnya kepada bawahannya untuk berbuat kesalahan. Hanya saja sesudah kesalahan diperbuat, ialah menjadi kiprah pimpinan untuk memperbaiki kesalahan itu dengan jalan memperlihatkan bimbingan kepada bawahannya semoga ia tidak mengulangi kesalahan yang sama, akan tetapi berani untuk berbuat kesalahan yang lain.

Jika seorang bawahan selalu diancam dengan eksekusi setiap kali ia berbuat kesalahan, maka bawahan tersebut tidak akan berkembang lantaran dalam setiap tindakannya ia akan selalu dikuasai oleh rasa takut. Akibatnya ia tidak akan berani mempunyai prakarsa,

mengambil keputusan dan akhimya akan kehilangan kepercayaan pada dirinya sendiri. Ini dihentikan terjadi.

Kendati demikian perlu diperhatikan pula bahwa pernyataan diatas tidak berarti bahwa seorang pimpinan dihentikan menghukum bawahannya. Memang seorang pimpinan sanggup bertindak punitif kalau seorang bawahan, meskipun telah berulang kali dibimbing, terus menerus berbuat kesalahan yang sama.

Proses pengawasan pada dasamya dilaksanakan oleh manajemen , manajemen dengan mempergunakan dua macam teknik, yakni:

1 pengawasan langsung (direct control)

2 pengawasan tidak langsung (indirect control)

Yang dimaksud pengawasan eksklusif ialah apabila pimpinan organisasi mengadakan sendiri pengawasan terhadap kegiatan yang sedang dijalankan. Sementara pengawasan tidak eksklusif ialah pengawasan dari jarak jauh. Pengawasan ini dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh para bawahan. Laporan itu sanggup berbentuk tertulis dan lisan.

Kelemahan daripada pengawasan tidak eksklusif ialah bahwa sering para bawahan hanya melaporkan hal-hal yang positif saja Padahal, seorang pimpinan yang baik akan menuntut bawahannya untuk melaporkan beberapa hal, baik yang bersifat positif maupun negatif Karena kalau hanya hal-hal yang positif saja yang dilaporkan, pimpinan tidak akan mengetahui keadaan yang sesungguhnya. Akibatnya ia akan mengambil kesimpulan yang salah. Lebih jauh lagi ia akan mengambil keputusan yang salah.

Kesimpulannya ialah bahwa pengawasan tidak akan sanggup berjalan dengan baik apabila hanya bergantung kepada laporan saja, lantaran itu pengawasan tidak eksklusif tidak cukup. Adalah bijaksana apabila pimpinan organisasi menggabungkan teknik pengawasan eksklusif dan tidak eksklusif dalam melaksanakan fungsi pengawasan itu.

E. Penilaian (evaluating)

Penilaian ialah proses pengukuran dan pembandingan hasil-hasil pekerjaan yang telah dicapai dengan hasil-hasil yang seharusnya dicapai.

Dengan demikian sanggup dikatakan bahwa hakekat dari evaluasi adalah:

•• Penilaian ditujukan kepada satu fase tertentu dalam satu proses sesudah fase itu seluruhnya selesai dikerjakan. Berbeda dengan pengawasan yang ditujukan kepada fase yang masih dalam proses pelaksanaan.

Penilaian bersifat korektif terhadap fase yang telah selesai dikerjakan. Korektifitas yang menjadi sifat evaluasi itu sangat mempunyai kegunaan bukan untuk fase yang telah selesai, akan tetapi untuk fase berikutnya. Artinya, melalui evaluasi harus diketemukan kelemahan-kelemahan sistem yang dipergunakan dalam fase yang gres saja selesai. Juga harus diketemukan penyimpangan-penyimpangan dan/atau penyelewengan-penyelewengan yang telah terjadi, tetapi lebih penting lagi, harus diketemukan sebab-sebab mengapa kelemahan-kelemahan itu timbul, juga harus diketemukan sebab-sebab mengapa penyimpangan-penyimpangan itu terjadi.

BAHAN BACAAN

Burhanudin, Analisis Administrasi Manajemen dan Kepemimpinan Pendidikan

Bumi karakter Jakarta, 1995

Handoko, T Hani. Manajemen, BPFE, Yogyakarta, 1998

Kartono, Kartini. Pemimpin dan Kepemimpinan, Raja Grafindo Persada, Jakarta,2001

Robbin, Stephen P. Teori Organisasi, struktur, Desain dan Aplikasi, Archan, Jakarta,

1995.

Siagian, Sondang P. Filsafat Administrasi, Gunung Agung, Jakarta. 1997.

Administrasi Dan Manajemen